אם אנחנו מארגנים אירוע סימן שיש מה לחגוג וזה כשלעצמו משמח, אבל לפעמים העומס הכרוך בהפקת האירוע פוגע ביכולת שלנו ליהנות עד הסוף מכל העניין. רבים מגלים שרק אחרי שאחרון האורחים עזב הם יכולים להרשות לעצמם באמת לקחת אוויר ולהירגע. אם גם אתם מאלה שנוטים לדאוג ולהרגיש במתח בכל הקשור בהקמת אירוע, אספנו עבורכם כמה טיפים שיעזרו לכם לעשות זאת במינימום מאמץ כך שגם אתם עצמכם תהיו פנויים ליהנות, מן ההכנות ומן האירוע עצמו כאחד.
היעזרו בבעלי מקצוע
גם אם בחרתם לערוך את האירוע בבית, בפארק, בחוף הים או בכל מקום אחר שאינו אולם או גן אירועים אין זאת אומרת שאתם מוכרחים לארגן הכול בעצמכם. ישנן חברות רבות בתחום הפקת אירועים שיוכל לספק לכם שירותים כגון אספקת ריהוט מתאים (שולחנות, כיסאות, פופים, שטיחים בדואיים, אוהלים, כריות וכד'), D.J שיהיה אחראי על המוסיקה (לפי הנחיות שלכם) וכמובן חברות קייטרינג שיספקו לכם מטעמים בין אם על גבי מגשי אירוח, בסגנון בופה לשירות עצמי או כשמלצרים מגישים את המנות לאורחים.
אל תסתבכו שלא לצורך
כשאנו מארגנים אירוע חשוב לנו לפנק את האורחים כך שירגישו שהשקענו מאמץ כדי להפוך את החגיגה למהנה במיוחד עבורם. לפעמים אנו עלולים להתאמץ יתר על המידה ולהקשות על עצמנו בלי סיבה, כך למשל אם נתעקש להגיש מנות בשריות ובה בעת נרצה להתחשב במי ששומר כשרות וגם להציע קינוחים חלביים למי שאינם שומרי כשרות. לעיתים קרובות קייטרינג חלבי הוא פתרון מצוין. בעבר אירוח חלבי נחשב מתאים בעיקר לאירועים קלילים אולם כיום ישנן חברות קייטרינג חלבי כשר המציעות מגוון מגשי אירוח מעולים, ביניהם מגשי אירוח מתוקים .
האצילו סמכויות
ארגון אירוע הוא פרויקט המורכב מתחומים שונים, ניתן בקלות לחלק את העומס בין בני משפחה ו/או חברים הרוצים לעזור. כך למשל ניתן לקבוע מי אחראי לסידורי הישיבה, מי על המזון, מי ידאג למשקאות, לקינוחים, למוסיקה וכד'.
תכננו נכון ורק אז התחילו בהכנות
מכיוון שיש הרבה מה לארגן יש נטייה אצל מי שמקימים אירוע לקפוץ ישר לשלב ההכנות בפועל. אנו ממליצים לכם לשבת קודם עם כל מי שמעורב בהפקת האירוע, לקחת את הזמן לתכנן, להחליט יחד מה מארגנים לבד, מה יימסר לידי בעלי מקצוע, לקבוע מסגרת תקציב, לברר מה עדיף, מגשי אירוח או מלצרים, מנות בשריות או קייטרינג חלבי וכד'. אחרי שיש לנו תוכנית פעולה יהיה קל הרבה יותר להוציא את הדברים אל הפועל.
זכרו – האורחים שלכם באים לחגוג איתכם ולא כדי להעביר עליכם ביקורת
לפעמים אשר להפחית הרבה מהמתח הכרוך בארגון אירוע אם רק זוכרים שהאורחים שלנו הם "לטובתנו", אין סיבה לחשוש מ"מה יחשבו עלינו" אם לא הכול יהיה מושלם. למעשה, תמיד יהיו דברים שלא מסתדרים בדיוק כמתוכנן ולמרות זאת רוב האירועים ככולם זכורים לטובה שהרי בסופו של דבר האורחים באים כדי ליהנות ולחגוג איתנו ולא כדי לבחון כמה מוכשרים אנחנו בארגון אירוע.
