כל עסק בישראל חייב להפיק קבלות וחשבוניות, כאשר עוסק פטור רשאי להוציא רק קבלות בגין עסקאות שביצע, בעוד עוסק מורשה חייב להוציא חשבונית מס בגין כל עסקה ולהעביר לרשויות המס את המע"מ שגבה מהלקוח. מועד הוצאת חשבונית המס משתנה לפי היקף העסקאות או סוג העסקה של בעל העסק, ויש מקרים בהם בעל העסק צריך להפיק חשבונית מס עסקה.
שיטות חוקיות להפקת חשבוניות וקבלות
כל בעל עסק רשאי להחליט האם להפיק קבלות וחשבוניות מס באמצעות תוכנה המאושרת על ידי רשויות המס בישראל, פנקס חשבוניות או קבלות או באמצעות שירותי תוכנה באינטרנט. עד לפני מספר שנים עסקים רבים נאלצו לבחור באחת משתי אפשרויות:
- פנקסי קבלות וחשבוניות אותם בעל העסק הדפיס בבית דפוס, בהתאם לכללים המחייבים שנקבעו על ידי רשויות המס. בשיטה זו בעל העסק מילא ידנית כל קבלה ו/או חשבונית מס, כאשר את ההעתק הראשון עליו מצוין מקור מוסרים ללקוח, ואת ההעתק בעל העסק מחויב לשמור ולתייק.
- הפקת חשבוניות על ידי תוכנת הנהלת חשבונות, כל עוד התוכנה מאושרת על ידי רשויות המס בישראל.
בשנים האחרונות צצו מספר חברות המציעות שירותי תוכנה באינטרנט, השירות ניתן ישירות לבעלי העסקים וניתן להפיק חשבוניות מס וקבלות המאושרות מבחינת רשויות המס. בלחיצת כפתור אפשר להפיק חשבונית מס כאשר העתק אחד נשלח במייל ללקוח והעתק נוסף נשלח למייל של בית העסק. זהו שירות חדשני, מתקדם וחוסך זמן, כל אחד יכול ללמוד להשתמש בתוכנה האינטרנטית בקלות, וכך בעל העסק זוכה ליתרונות רבים וגם יכול להפיק חשבוניות מכל מקום ומכשיר.
מהם היתרונות של הפקת חשבוניות באינטרנט?
להפקת חשבונית דיגיטלית באינטרנט יש יתרונות רבים ומשמעותיים עבור העסק שלכם, היתרונות העיקריים הם:
- חיסכון בהוצאות העסק – במקום לרכוש תוכנה יקרה להנהלת חשבונות, משלמים מדי חודש סכום סמלי וזוכים לשירות חדשני נוח ומתקדם. כמו כן, חוסכים עלויות הדפסה על נייר, בולים ומעטפות ובעיקר חוסכים עלויות כוח אדם.
- המסמך מגיע במהירות ללקוח – כאשר מפיקים קבלות, חשבוניות עסקה, חשבוניות מס או כל מסמך רלוונטי אחר בשירותי התוכנה להנהלת חשבונות באינטרנט, המסמך נשלח אוטומטית ללקוח באמצעות המייל, כך מונעים מקרים כמו חשבוניות שלא הגיעו ליעדן בגלל שירותי הדואר בארץ.
- סדר וארגון – באמצעות מערכת מתקדמת להפקת חשבוניות באינטרנט שומרים על סדר וארגון, ובכל רגע ניתן לאתר מסמכים בהתאם לצורך, להפיק דוחות שונים וגם אפשר לקבל גישה למערכת מכל מקום ומכל מכשיר.
- תדמית חדשנית וירוקה – עסקים המשתמשים במערכת להפקת חשבוניות באינטרנט ניצבים בחזית הטכנולוגיה וזוכים לתדמית של עסק חדשני ומנצח. כמו כן, כיוון שלא מדפיסים את החשבוניות על נייר, העסק זוכה לתווית של עסק ירוק, והוא גם משפר את המיתוג שלו וזוכה לבידול מהמתחרים.
לסיכום, מערכת להפקת חשבונית דיגיטלית מסייעת לעסקים להתקדם ולהתייעל, לשמור על סדר, לחסוך עלויות ולשפר את תדמית הארגון. זהו שירות נוח וחסכוני, ואם טרם הצטרפתם כדאי לכם למהר ולעשות זאת.
